Beleid voor klachtenafhandeling

KIKO S.p.A., met maatschappelijke zetel in Bergamo (24122), in de via Giorgio e Guido Paglia nr. 1/D, btw-nr. 02817030162, belastingnr. 12132110151 (“Verwerkingsverantwoordelijke”).

E-mailadres: dpo.kiko@kikocosmetics.com

Met “Gegevens” worden uw gegevens (voornaam, achternaam en e-mailadres) bedoeld, die u bij een verzoek om assistentie of voor een klacht heeft verstrekt. Indien u deze gegevens niet wilt verstrekken, kunt u geen verzoek om assistentie of klacht indienen en kan de Verwerkingsverantwoordelijke deze niet beoordelen en verwerken.Bijzondere persoonsgegevenscategorieën (bijv. gegevens over uw gezondheid) worden niet verzameld of anderszins door de Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt. Verstrekt u dergelijke gegevens uit eigen beweging (bijv. door medische verslagen, diagnostische onderzoeken of andere informatie met betrekking tot uw gezondheid bij te voegen)? Dan informeert de Verwerkingsverantwoordelijke u dat hij dergelijke gegevens op geen enkele wijze verwerkt en dergelijke gegevens vernietigt of permanent anonimiseert.

A) De gegevens die u verstrekt in het invulformulier voor een verzoek om assistentie of bij het indienen en afhandelen van een klacht, worden door de Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt zodat hij kan ingaan op uw verzoek om assistentie en/of informatie over de producten/diensten of op een klacht over de kwaliteit van een product, eventuele bijwerkingen na gebruik van de producten of schade als gevolg van onjuist gebruik van producten door het winkelpersoneel of anderszins (bijv. online bestellingen, in rekening gebrachte prijzen). B) Naleving van administratieve en boekhoudkundige verplichtingen zoals voorzien in de toepasselijke nationale wetgeving. C) Indien nodig om de rechten van de Verwerkingsverantwoordelijke in rechte vast te stellen, uit te oefenen of te betwisten. D) Om u te laten deelnemen aan een klantenonderzoek na het verlenen van assistentie (klanttevredenheidsonderzoek). Hiermee kan de Verwerkingsverantwoordelijke beoordelingen en feedback van uw verzamelen over uw ervaring met de service.

A) Nakoming van verplichtingen zoals vermeld in de overeenkomst of vóór het afsluiten van een overeenkomst. Art. 6, lid 1, onder b van de AVG. B) Noodzaak om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen. Art. 6, lid 1, onder c van de AVG.

C) Rechtsgrond van de Verwerkingsverantwoordelijke. Art. 6, lid 1, onder f van de AVG.

D) Gerechtvaardigd belang. Art. 6, lid 1, onder f van de AVG.

A) B) Gedurende de gehele periode die nodig is voor het indienen, beheren, beoordelen en verwerken van een klacht en tot vier jaar na afronding van de klacht bij ‘kritieke’ gevallen. Gegevens met betrekking tot verzoeken om assistentie en/of informatie of tot klachten voor niet-kritieke gevallen worden tot 365 dagen na afronding van de klacht bewaard.

C) In het geval van een juridisch geschil, voor de volledige duur van het geschil, totdat de termijn voor het indienen van een beroep is verstreken. D) Uw gegevens en de informatie die u in het klantonderzoek heeft ingevuld, worden 365 dagen vanaf het moment dat u het klantonderzoek invult, bewaard. Dit doet geen afbreuk aan uw recht om te allen tijde bezwaar te maken in overeenstemming met de procedures voor het uitoefenen van uw rechten die u aan het eind van deze verklaring kunt terugvinden. U kunt ook bezwaar maken tegen verwerking zonder het klantonderzoek in te vullen; in dat geval verloopt de geldigheid van de link 15 dagen na het versturen ervan. We zullen u niet opnieuw vragen het klantonderzoek in te vullen tenzij u meer dan 90 dagen na de eerdere klacht een nieuwe klacht indient. In het geval van een nieuwe klacht, kunt u op dezelfde manier bezwaar maken zoals hier beschreven. Na het verstrijken van de bovengenoemde bewaartermijn worden de gegevens vernietigd, gewist of geanonimiseerd in overeenstemming met de technische procedures voor verwijdering en back-up.

Verstrekking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor doeleinden A), B), C), d.w.z. om een verzoek om assistentie of een klacht in te dienen, om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen met betrekking tot het beheer van uw verzoek en voor de eventuele uitoefening/verdediging van een recht voor de rechter. Indien u weigert om gegevens te verstrekken, kunnen wij niet aan uw verzoek voldoen en/of de daaruit voortvloeiende verplichtingen nakomen. Verstrekking van gegevens voor doeleinde D) is noodzakelijk voor de Verwerkingsverantwoordelijke op grond van het gerechtvaardigd belang, maar u kunt altijd bezwaar maken tegen de verwerking zoals beschreven in deze verklaring.

The data may be communicated to external entities operating as data controllers, such as, by way of example, supervisory and control bodies and authorities and, in general, public or private entities who have a right to request the data) or may be processed on behalf of the Data Controller by entities appointed as data processors pursuant to Article 28 of the GDPR, acting under the specific instructions of the Data Controller. These entities include, but are not limited to, the following categories: a) companies of the Data Controller’s Group headquartered at the customer’s place of residence; b) companies that provide customer support services; c) companies or entities that provide IT services, IT systems maintenance or management services, or other services to the Data Controller that are necessary for the processing of your data for the aforementioned purposes.

De gegevens kunnen verwerkt worden door de medewerkers van bedrijfsfuncties die zich bezig houden met de hierboven genoemde doeleinden, die uitdrukkelijk gemachtigd zijn voor het verwerken van deze gegevens en die passende instructies hebben gekregen in overeenstemming met artikel 29 van de AVG.

Gezien het internationale karakter van de activiteiten van de Verwerkingsverantwoordelijke kunnen gegevens worden doorgegeven naar landen buiten de Europese Unie, aan partijen die, al naar gelang het geval, als autonome verwerkingsverantwoordelijken of verwerkers optreden. Doorgifte van persoonsgegevens naar landen buiten de Europese Unie geschiedt echter met inachtneming van de maatregelen zoals vastgelegd in de toepasselijke wetgeving, zodat de doorgifte plaatsvindt op basis van een adequaatheidsbesluit of, bij gebrek daaraan, op basis van passende waarborgen overeenkomstig art. 44 en volgende van de AVG.

U kunt per brief aan KIKO S.p.A. via Giorgio e Guido Paglia n. 1/D 24122 Bergamo, Italië ter attentie van de Contactpersoon voor gegevensbescherming en via e-mail aan de functionaris voor gegevensbescherming contact opnemen met de Verwerkingsverantwoordelijke voor inzage in, het verwijderen van gegevens of rectificeren van onjuiste gegevens of het vervolledigen van onvolledige persoonsgegevens, het beperken van de verwerking in gevallen zoals voorzien in art. 18 AVG, alsmede om bezwaar maken tegen de verwerking voor het gerechtvaardigd belang van de Verwerkingsverantwoordelijke. Daarnaast heeft u, indien de verwerking gebaseerd is op toestemming of overeenkomst en uitgevoerd wordt met behulp van geautomatiseerde middelen, het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen, en, indien technisch haalbaar, deze gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen, zonder daarbij te worden gehinderd. Tot slot heeft u het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit in de lidstaat waar u woont, werkt of anderszins verblijft of waar het feit plaatsvond dat onderwerp is van de klacht.